Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (eBOK)

Zakładu Komunalnego w Śmiglu sp. z o.o.

§1

1. Niniejszy Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (eBOK), zwany dalej „Regulaminem”, określa rodzaje, zakres, warunki i zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Zakład Komunalny w Śmiglu sp. z o.o., w szczególności udostępniania, zakładania i wykorzystania indywidualnego konta Użytkownika, zapewniającego dostęp do oferowanych usług internetowych.

2. Przedmiotowy Regulamin wydaje się na podstawie art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344 )

3. Regulamin w wersji elektronicznej jest udostępniony na stronie internetowej Spółki: zk-smigiel.pl

4. Wyrażenie zgody na postanowienia Regulaminu przy uruchomieniu usługi jest równoznaczne z pełną akceptacją warunków tego Regulaminu i zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną ze Spółką bez konieczności sporządzenia odrębnej umowy. Przystąpienie do wykonania umowy następuje z chwilą rejestracji.

5. Postanowienia Regulaminu są dla stron wiążące.

6. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta dostępne jest na stronie zk-smigiel.pl/panel

7. Korzystanie z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta jest bezpłatne.

§2

Użyte w dalszej części Regulaminu określenia oznaczają:

1) Spółka – Zakład Komunalny w Śmiglu spółka z o.o., z siedzibą w Śmiglu, ul. hm. Łukomskiego 19, 64-030 Śmigiel, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000652288, legitymująca się NIP 6981843266, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 7.968.500,00 zł;

2) eBOK – Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta Spółki;

3) Klient – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która jest stroną zawartej ze Spółką umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków;

4) Użytkownik – Klient korzystający z modułu eBOK;

5) Przeglądarka internetowa - program umożliwiający przeglądanie stron i serwisów internetowych;

6) Konto – funkcjonalność zapewniająca możliwość korzystania z eBOK przez Klienta po przeprowadzeniu Logowania, w tym dostęp do indywidualnych danych dotyczących Klienta;

7) Hasło – kombinacja dowolnych minimum 8 znaków zapewniająca Użytkownikowi wyłączność dostępu do eBOK;

8) Rejestracja – proces obejmujący złożenie wypełnionego i podpisanego oświadczenia o wyrażeniu zgody na udostępnianie faktur drogą elektroniczną wraz z akceptacją Regulaminu lub wypełnienie formularza wraz z wyrażeniem zgody na udostępnianie faktur drogą elektroniczną za pośrednictwem przeglądarki elektronicznej na stronie internetowej Spółki;

9) Logowanie – proces obejmujący wejście do eBOK za pomocą kodu kontrahenta lub adresu e-mail i Hasła;

10) Wylogowanie - wyjście z programu eBOK poprzez wybór opcji „wyloguj”;

11) eFaktura – faktura, w tym faktura korygująca oraz duplikat faktury, w formie dokumentu elektronicznego, udostępniona Użytkownikowi za pośrednictwem eBOK, która spełnia wymogi określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa podatkowego.

§3

1. Usługa eBOK jest dostępna wyłącznie dla Klientów Spółki.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem eBOK sprawuje Biuro Obsługi Klienta Spółki.

§4

1. Założenie i rejestracja Konta możliwa jest poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie internetowej.

2. W celu rejestracji do Elektronicznego Biura Obsługi Klientów wymagane jest podanie przez Klienta: adresu e-mail, numeru telefonu, kodu kontrahenta. Dodatkowo Klient może potwierdzić swoją tożsamość podając kwotę z ostatniej faktury.

3. Spółka ma prawo weryfikacji poprawności podanych przez Klienta danych.

4. Podczas tworzenia Konta tworzony jest profil Użytkownika, który nie jest aktywny.

5. Spółka weryfikuje, czy dane podane w trakcie tworzenia Konta są prawidłowe. Po pozytywnej weryfikacji Konto zostaje aktywowane oraz na adres mailowy podany w trakcie rejestracji zostaje skierowana wiadomość o aktywacji Konta.

6. Klient winien zapewnić poufność Hasła, nie ujawniając go innym osobom.

7. Spółka ma prawo zablokować dostęp do konta w wypadku stwierdzenia, że Użytkownik korzysta z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.

8. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z udostępnienia przez Użytkownika kodu kontrahenta lub adresu e-mail oraz hasła osobom trzecim.

9. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, a także podejmowanie działań mogących wywołać zakłócenia w funkcjonowaniu lub uszkodzenie eBOK.

§5

1. W ramach dostępu do eBOK Użytkownik po zalogowaniu się ma dostęp do następujących rodzajów i zakresu usług:

1) Panel Klienta - gdzie znajdują się szczegółowe dane Użytkownika. W ramach tej usługi Użytkownik również może w każdym czasie zmienić Hasło;

2) Stan wodomierza – gdzie Użytkownik może podać stan wodomierza;

3) Faktury – gdzie Użytkownik może wyświetlić, pobrać (w formacie PDF) oraz dokonać płatności za poszczególne faktury VAT;

4) Rozrachunki – gdzie Użytkownik może zweryfikować, które należności nie zostały opłacone oraz dokonać płatności.

2. Zakres usług w eBOK może ulec zmianom, w szczególności z powodu zmiany lub rozszerzenia funkcjonalności eBOK.

3. O wszelkich zmianach, o których mowa powyżej, Spółka powiadomi Użytkownika poprzez stosowną informację.

4. W przypadku zmiany adresu e-mail, podanego podczas rejestracji Konta, Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić zmianę tych danych.

5. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za skutki niezgłoszenia zmiany adresu e-mail przez Klienta.

§6

1. Spółka udostępnia eFaktury na Koncie Użytkownika oraz:

1) dla osób, które wyraziły zgodę na przesyłanie eFaktury – przesyła ją na adres mailowy Użytkownika,

2) dla osób, które nie wyraziły zgodę na przesyłanie eFaktury – informuje ich o wystawieniu eFaktury poprzez powiadomienie wysłane na adres mailowy.

2. Na przesyłanie eFaktury drogą mailową Użytkownik wyraża zgodę w formularzu rejestracyjnym przy zakładaniu Konta. Przesłanie Użytkownikowi eFaktury jest równoznaczne z rezygnacją przez Użytkownika z otrzymywania rozliczeń w formie papierowej.

3. Użytkownik może zrezygnować z możliwości udostępniania eFaktury poprzez złożenie oświadczenia o rezygnacji.

4. Rezygnacja z udostępniania eFaktury jest równoznaczna z rozpoczęciem wystawiania przez Spółkę kolejnych faktur w formie papierowej.

§7

1. Do korzystania z eBOK Użytkownikowi jest niezbędne urządzenie z dostępem do Internetu oraz aktualną przeglądarką internetową.

2. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne bądź ograniczenia techniczne oprogramowania, sprzętu komputerowego lub łącz transmisyjnych, z których korzysta Użytkownik, a które uniemożliwiają Użytkownikowi korzystanie z eBOK, a w szczególnie otrzymywanie lub opłacanie eFaktur.

3. Spółka przewiduje chwilowe wstrzymanie dostępności do eBOK w przypadku prowadzenia prac aktualizacyjnych i konserwacyjnych, a także awarii łącza internetowego Spółki, przy czym o wszelkich planowanych przerwach Klient zostanie wcześniej poinformowany w stosownym komunikacie.

§8

1. Użytkownik ma możliwość usunięcia Konta korzystając z możliwości przewidzianych w Panelu Klienta.

2. W przypadku naruszenia warunków Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa Spółka może zablokować Użytkownikowi dostęp do Konta w trybie natychmiastowym.

3. W przypadku rozwiązania umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków lub rezygnacji z prowadzenia Konta Użytkownik traci dostęp do systemu eBOK po upływie 14 dni od daty rozwiązania umowy ze Spółką. W takim przypadku Użytkownik zobowiązany jest do pobrania wszystkich udostępnionych eFaktur z Konta w terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

4. Rezygnacja z usługi eBOK skutkuje usunięciem danych osobowych Użytkownika z systemu eBOK.

§9

Zgłoszenie przez Użytkownika wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji dotyczących eBOK możliwe jest:

a) w formie pisemnej, złożone w siedzibie Spółki,

b) w formie elektronicznej, poprzez wysłanie pisma na elektroniczną skrzynkę pocztową tj. sekretariat@zk-smigiel.pl

2. W zgłoszeniu należy opisać problem będący podstawą złożenia reklamacji.

3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:

a) zgodne z danymi podanymi w eBOK dane umożliwiające identyfikację Użytkownika,

b) opis zgłaszanych uwag lub zastrzeżeń,

c) wskazanie sposobu przesłania odpowiedzi na reklamację,

d) w wypadku reklamacji składanych w sposób wskazany w ust. 1 lit. „b” – podanie w tytule wiadomości e-mail słowa „reklamacja eBOK” lub o analogicznym znaczeniu.

4. Reklamacja rozpatrywana będzie w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania przez Spółkę pod warunkiem, że sprawa nie będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień. W przypadku konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień termin na rozpatrzenie reklamacji jest liczony od dnia, kiedy Klient przesłał ostateczne wyjaśnienia.

5. W przypadku, gdyby zachowanie terminu z ust. 4 nie było możliwe, Użytkownik zostanie poinformowany o przyczynach i orientacyjnym czasie potrzebnym na rozpatrzenie reklamacji.

§10

Spółka informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Zakład Komunalny w Śmiglu sp. z o.o.

2. Celem przetwarzania podanych danych jest wykonanie zleconej usługi, a podstawą prawną przetwarzania jest:

a) umowa zawarta lub mająca być zawarta z Klientem o wykonanie usługi, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. B RODO;

b) obowiązek prawny, któremu podlega na Administratorze, polegający na zachowywaniu dowodów księgowych i prawnych, a co za tym idzie przetwarzania konkretnych danych osobowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. C RODO;

c) interes prawny administratora, w przypadku ewentualnych roszczeń i obrony prawnej w razie sporów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. F RODO.

3. Okres przetwarzania określa się na czas istnienia aktywnego konta w systemie eBOK. Okres ten może ulec przedłużeniu ze względu na cele archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek prawny wynikający z obowiązującej normy prawnej. Po upływie wskazanego czasu dane zostaną usunięte.

4. Podane dane osobowe mogą zostać udostępnione organom publicznym oraz funkcjonariuszom publicznym w celu wykonania usługi lub na umocowane prawnie żądanie, a także podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia danych osobowych. Poza powyżej wskazanymi przypadkami, dane nie zostaną przekazane osobom trzecim, w tym do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

5. Właściciel danych osobowych ma prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, dostępu treści podanych danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz usunięcia, a także, że posiada prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

6. Właściciel danych osobowych posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie danych jest wymogiem umownym lub prawnym, koniecznym dla jej zawarcia i/lub wykonania usługi. Odmowa podania danych osobowych będzie skutkować odmową wykonania usługi.

8. Podane dane nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

§11

1. Spółka zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie.

2. W przypadku zmiany Regulaminu, jego doręczenie odbywać się będzie poprzez umieszczenie komunikatu oraz aktualnej wersji Regulaminu na stronie internetowej Spółki.

3. Zmiany wchodzą w życie z chwilą udostępnienia Użytkownikowi Regulaminu na stronie internetowej Spółki.

4. Korzystanie z eBOK po wprowadzeniu zmian do Regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji.

5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

6. Prawem właściwym w sprawach dotyczących eBOK jest prawo polskie.

7. Wszelkie spory wynikające ze świadczenia usługi poprzez eBOK rozpatrywane będą przez Sąd właściwy dla siedziby Spółki.

Pobierz